Η τεκμηρίωση των αντικειμένων των μουσειακών συλλογών αποτελεί μια εργασία πολύπλοκη, επίπονη όσο και απαραίτητη στα εθνογραφικά μουσεία και η ταξινόμησή τους σε κατηγορίες είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τη σωστή οργάνωση και διαχείριση των συλλογών.

Είναι γνωστό ότι πολλά εθνογραφικά μουσεία προήλθαν από συλλογές ιδιωτών συλλεκτών, που αντικειμενικές συνθήκες τους εμπόδιζαν πολλές φορές να αντιμετωπίσουν τα αντικείμενα ως φορείς πληροφοριών μιας άλλης κοινωνίας και να ερευνήσουν συστηματικά για τη μαρτυρία του κοινωνικού και πολιτισμικού συνόλου απ’ όπου προερχόταν το αντικείμενο. Κυριαρχούσαν συχνά τα κριτήρια της αισθητικής και καλλιτεχνικής αξίας των αντικειμένων. Ως εκ τούτου, η τεκμηρίωσή τους απομακρυνόταν από την κοινωνία όπου είχαν παραχθεί και για την οποία μπορούσαν να λειτουργήσουν ως φορείς πληροφοριών. Τα προβλήματα της καθυστέρησης στην επιτόπια έρευνα από ειδικευμένους επιστήμονες στον ελληνικό χώρο και η συνακόλουθη απομάκρυνση από πολύτιμες αυθεντικές πηγές πληροφοριών (ανθρώπινες μαρτυρίες) με το πέρασμα του χρόνου, είχαν ως αποτέλεσμα τη συσσώρευση προβλημάτων ολοκληρωμένης τεκμηρίωσης των συλλογών και τη μείωση του ενδιαφέροντος για την πληρέστερη διαχείρισή τους.

Η τεκμηρίωση των συλλογών στηρίχθηκε (και στηρίζεται) περισσότερο στη βιβλιογραφία και ως εκ τούτου η ταξινόμηση του υλικού - απαραίτητη για την οργάνωση και διαχείριση των συλλογών (για μελέτη και έρευνα, κυρίως) - στηρίχθηκε σε μια πρωτοβάθμια αντιμετώπιση, που ξεκινούσε από το υλικό (ύλη) και που ήταν εξυπηρετική σ’ ένα μικρό ποσοστό, αλλά δεν μπορούσε να αναπαραστήσει ικανοποιητικά την κοσμοθεωρία της συγκεκριμένης κοινωνίας μέσα από τα αντικείμενα.

Και αυτό, γιατί η ταξινόμηση στα είδη βίου της παραδοσιακής κοινωνίας (φυσικός-υλικός, κοινωνικός, πνευματικός) και η αντιστοιχία της στην ταξινόμηση του υλικού οδηγούσε (και οδηγεί) είτε στη δημιουργία πολυάριθμων και διαφορετικών κατηγοριών είτε σε αναντιστοιχίες με κατατάξεις αποδεκτές από τη λαογραφία (εννοιολογική διαφορά στον χαρακτηρισμό του λαογραφικού υλικού) είτε σε δημιουργία αυθαιρέτων κριτηρίων (π.χ., «ζώνη»: Μπορεί να ταξινομηθεί στην κατηγορία «επιμέλεια σώματος»,που ανήκει στην ευρύτερη κατηγορία φυσικός-υλικός βίος ή στην τέχνη, που είναι υποκατηγορία του πνευματικού βίου).

Η ταξινόμηση είναι μουσειακή λειτουργία άμεσα συνυφασμένη με την καταγραφή και τεκμηρίωση των μουσειακών αντικειμένων. Συνίσταται στη φυσική και διανοητική οργάνωση των τεκμηρίων και απώτερη επιδίωξή της είναι η οργάνωση των τεκμηρίων να καθιστά εμφανή τόσο τη μεταξύ τους σύνδεση, όσο και τον δεσμό τους με τη δραστηριότητα που τα δημιούργησε. Μ’ άλλα λόγια, τα τεκμήρια πρέπει να ενταχθούν στο δίκτυο σχέσεων που αναπτύσσεται στο εσωτερικό του μουσειακού υλικού και να τεκμηριώνουν τις πράξεις από τις οποίες προήλθαν. Πιο απλά, με τον όρο ταξινόμηση εννοούμε την τακτοποίηση και τον διαχωρισμό του μουσειακού υλικού (και τις πληροφορίες που μεταφέρουν τα αντικείμενα), με βάση ορισμένα συγκεκριμένα κριτήρια, σε κατηγορίες, διαβαθμίσεις, υποκατηγορίες κλπ. και αυτό προς τον σκοπό της εξυπηρέτησης της χρήσης, της μελέτης, του ελέγχου, της αποθήκευσης/συντήρησης και του εμπλουτισμού του υλικού με νέα αντικείμενα.

Μια λαογραφική συλλογή που είναι εξειδικευμένη, περιλαμβάνει δηλαδή μόνο μια κατηγορία αντικειμένων και αντιπροσωπεύει ενδεχομένως ολόκληρο ή μέρος του ελληνικού χώρου, δεν αντιμετωπίζει ιδιαίτερα προβλήματα στον τρόπο ταξινόμησης του υλικού. Τέτοιες εξειδικευμένες «μονογραφικές» λαογραφικές συλλογές εξυπηρετούνται εύκολα και ευέλικτα με ειδολογική ή γεωγραφική ταξινόμηση της συλλογής, τέτοια που να επιτρέπει τη διαχείριση για κάθε σχετική εργασία (έρευνα, έκθεση, μελέτη, δημοσίευση).

Για παράδειγμα:

Ξυλόγλυπτα: (α) ρόκες, αδράχτια, σφοντύλια, χτένια, κασέλες κλπ. από (β) μία ή διαφορετικές περιοχές.

Υφαντά: (α) χράμια, σεντόνια, πετσέτες, κιλίμια κ.ά. από (β) μία ή διαφορετικές περιοχές.

Δεν αντιμετωπίζεται όμως τόσο απλά το πρόβλημα όταν μια λαογραφική συλλογή είναι γενικού περιεχομένου, δηλαδή αποτελείται από αντικείμενα κάθε κατηγορίας και χωρίς περιορισμό προέλευσης (ΜΕΛΤ, ΠΛΙ) ή υπάρχει μόνο γεωγραφικός περιορισμός (Λ.Ε.Μ.Μ.). Σ’ αυτή την περίπτωση, η προσπάθεια ομαδοποίησης των αντικειμένων και των κοινών χαρακτηριστικών τους επιβάλλει την αναγνώριση του κάθε φυσικού αντικειμένου με τέτοιο τρόπο ώστε:

α) Να είναι μονάδα μιας κατηγορίας (συνόλου αντικειμένων).

β) Να έχει κάποια κοινά χαρακτηριστικά γνωρίσματα (attributes - τοπικό όνομα, θέμα, διαστάσεις, ύλη κλπ.).

γ) Να συνδέεται με κάποιες πράξεις (χρόνος, τόπος, πρόσωπο).

Το σύνολο του υλικού - αντικείμενα και τεκμηρίωση - πρέπει να ταξινομείται στις αντίστοιχες μονάδες της επιστημονικής συλλογής (μουσειακά αντικείμενα) και του αρχείου (τεκμηριωτικό υλικό στους τεχνικούς φακέλους) σύμφωνα με ταξινομητικά διαγράμματα, που με εξαντλητική μελέτη έχουν την πρόθεση και τον τελικό στόχο της μέγιστης ενοποίησής τους.

Σύμφωνα με τα παραπάνω, στο ΠΛΙ, για τις ανάγκες τεκμηρίωσης και ταξινόμησης του υλικού χρησιμοποιήθηκε αρχικά ο τύπος βασικού καταλόγου απογραφής που χρησιμοποιεί το μουσείο των Arts et Traditions Populaires (ATP) και τα πρότυπα του ICOM, προσαρμοσμένα στις ανάγκες ενός περιφερειακού/αποκεντρωμένου μουσείου.

Το ταξινομητικό διάγραμμα που αναπτύχθηκε έχει σήμερα ως εξής:

ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΩΝ

01 Α Αργυρά (επάργυρα, κράματα, όπλα, μετάλλια, παράσημα)

02 Χ Χάλκινα (μπρούντζινα, κράματα χαλκού, ορειχάλκινα)

03 Σ Σιδερένια (και μολυβένια, κατώτερα μέταλλα κ.λπ.)

04 Κο Κοκάλινα (και ελεφαντόδοντο, κέρατα, κ.λπ.)

05 Υ Υφαντική (και βιομηχανικά υφάσματα)

06 Ε Ενδυμασία (και παπούτσια, τσάντες, καπέλα, περουκίνια, και λοιπά εξαρτήματα)

07 Κ Κεντητική

08 Π Πήλινα (και γυάλινα)

09 Ξ Ξύλινα (και ξυλόγλυπτα, κολοκύθες, καλάμια, εργαλεία κλπ.)

10 Δφ Διάφορα (κεριά, ψωμιά, πλαστικά και αντικείμενα από περισσότερα του ενός υλικά, διακοσμητικά, αναμνηστικά, χάρτινα κλπ.)

11 Λ Λίθινα (και λιθανάγλυφα, ορυκτά, πετρώματα)

12 Κα Καλάθια (ψάθινα)

13 Πλ Πλεκτά

14 Ζ Ζωγραφική (και εικόνες)

15 Ο Μουσικά Όργανα

16 Εικ Εικονοθήκη (χαρακτικά, χαλκογραφίες, ξυλογραφίες, λιθογραφίες, παλιές φωτογραφίες)

17 Θ Θέατρο (φιγούρες Καραγκιόζη, κουκλοθέατρο, σκηνικά)

18 ΠΠ Παιδικό Παιχνίδι (και σχολικά, αντικείμενα που έχουν σχέση με το παιδί, εκτός ενδυμασίας)

19 Δ Δέρμα (εκτός από παπούτσια και τσάντες)

20 Στ Σταμπωτά

21 Κοσ Κόσμημα

22 Εθ Έθιμα - Λατρεία

Το ταξινομητικό σύστημα των συλλογών του ΠΛΙ στηρίχθηκε κυρίως στην κατάταξη των αντικειμένων σε μια κατηγορία Ύλης (Ξύλο, Σίδερο, Πηλός κ.ά.) και σε μια κατηγορία Λειτουργίας (Ενδυμασία, Παιδικό Παιχνίδι κ.ά.).

Στις περιπτώσεις που αυτό δεν ήταν δυνατό, χρησιμοποιήθηκαν - σε συνδυασμό - περισσότερα του ενός κριτήρια: Ύλη και Τεχνική ή Χρήση και Λειτουργία.

Στην κάθε κατηγορία αναπτύσσονται διαγράμματα ταξινομητικά που συμβάλλουν στην πληρέστερη τεκμηρίωση (Είδος, Χαρακτηρισμός, Γεωγραφική Κατανομή) και διευκολύνουν στην αναζήτηση και έρευνα στις αντίστοιχες μονάδες των συλλογών.

Σχετικό με την κατάταξη του υλικού είναι και το θέμα της «αυθεντικότητας» και της τελικής ένταξης του αντικειμένου στις μουσειακές συλλογές, ανάλογα με τη φιλοσοφία που διέπει την πολιτική συγκέντρωσης του εθνογραφικού υλικού.

Το παραπάνω ταξινομητικό σύστημα καλύπτει τις ανάγκες του ΠΛΙ, παρά τις όποιες περιπτώσεις σύνθετων αντικειμένων, που παρουσίασαν προβλήματα στην τελική τους κατάταξη (είναι καταγραμμένες οι περιπτώσεις, που λειτουργούν ως παραδείγματα) αλλά διαπιστώνεται ανάγκη παραπέρα βελτίωσης.